Штампы имеют прямоугольную форму. В отличие от печатей они ничего не удостоверяют и не подтверждают. Штампы используют для ускорения документооборота. Они выполняют информационную функцию и заменяют запись от руки при заполнении накладных, подписании договоров и других документов.

Основные виды штампов:

• Адресные или угловые штампы применяются в организациях, не имеющих фирменных бланков. Угловые штампы придают документации официальный характер и изготавливаются в соответствии с законодательными требованиями. Их применяют при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.д. В таких штампах содержится информация, включающая название предприятия, его юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, идентификационный налоговый номер и другие данные.

• Несложные штампы изготавливаются со словами «Оплачено», «Подучено» и т.д. Их ставят на товарных чеках, платежных ведомостях, приходных и расходных ордерах.

• Регистрационные штампы предназначены для входящих документов. Они содержат наименование организации, и поля, где указывают дату поступлении входящей документации, а также ее номер. Такие штампы устанавливают ответственность предприятия за документацию, где он поставлен. Кроме того, регистрационные штампы могут указывать на фиксацию отсчета срока исполнения.

• Штампы с реквизитами организации изготавливаются с рамкой и отличаются небольшими размерами. В них содержится краткое название и место регистрации предприятия, идентификационный налоговый номер.

• Штампы ограничения доступа ставят в верхнем правом углу на каждом листе документа, который может содержать конфиденциальные данные или информацию, относящуюся к военной тайне.

• Маркировочные штампы используются только для внутренних нужд предприятия. Содержание, форма и размеры таких штампов зачастую не регламентируются. Обычно их используют для маркировки изделий, тары и других материалов и поверхностей.

• Датеры применяются для проставления даты. Они оснащены специальным роликом с числами.
• Нумераторы предназначены для нумерации бланков и листов.